Ein Mann legt beim Standesamt eine Heiratsurkunde aus Istanbul vor. Die Sachbearbeiterin liest kurz und sagt den Satz, den sie täglich sagt: "Dazu brauchen wir eine beglaubigte Übersetzung." Der Antragsteller nickt und fragt sich später auf dem Heimweg, was das eigentlich genau heißt.
Die Antwort ist kürzer, als viele denken. Eine beglaubigte Übersetzung ist eine gewöhnliche Übersetzung mit einer förmlichen Zusicherung: Der Text ist vollständig und richtig. Die Einzelheiten dieser Zusicherung unterscheiden sich allerdings von Land zu Land, und genau dort beginnen die Probleme.
Was "beglaubigt" bedeutet
In der Praxis fügt der Übersetzer dem Dokument einen unterschriebenen Vermerk hinzu. Darin bestätigt er, dass die Übersetzung mit dem Original übereinstimmt und vollständig ist. Der Vermerk nennt Datum, Namen und Anschrift des Übersetzers und trägt meist einen Rundstempel.
Die Beglaubigung sagt nichts darüber, ob das Original echt ist. Sie macht lediglich jemanden für die Qualität des Textes verantwortlich.
Beglaubigt, beeidigt, ermächtigt
Die Begriffe werden oft durcheinander gebracht. In Deutschland gibt es keine bundeseinheitliche Regelung. Die Länder ermächtigen oder beeidigen Übersetzer, und die Bezeichnung hängt vom Bundesland ab. Ein allgemein vereidigter Übersetzer darf vor Gerichten und Behörden arbeiten, und seine Bestätigung gilt im ganzen Land.
Wer wissen will, wie die Landesjustizverwaltungen diese Fachleute führen, findet im Justiz-Dolmetscher-Portal eine amtliche Datenbank. Fragen Sie vor der Bestellung immer, welche Form Ihre Behörde verlangt.
Welche Unterlagen betroffen sind
Die Liste ist lang, aber gut vorhersehbar. Personenstandsurkunden wie Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden stehen oben. Es folgen Zeugnisse, Diplome, Führungszeugnisse, Vollmachten, Kontoauszüge und Gerichtsurteile.
Bei Einbürgerung, Familiennachzug oder Studienbewerbung werden oft mehrere Dokumente gleichzeitig verlangt. Rechtzeitig anzufangen lohnt sich, weil jede Unterlage anders behandelt werden kann.
Was Sachbearbeiter prüfen
Behörden sind keine Sprachprüfer, deshalb achten sie zuerst auf die Form. Ist die Übersetzung vollständig, mit Stempeln, handschriftlichen Notizen und Randvermerken? Folgt sie dem Aufbau des Originals? Sind Namen exakt wie im Pass geschrieben?
Namen verdienen besondere Sorgfalt. Ein einziger veränderter Buchstabe kann zu Abweichungen zwischen Dokumenten führen und ein Verfahren um Wochen verzögern. Bitten Sie den Übersetzer, die Schreibweise aus Ihrem Reisepass zu übernehmen.
Häufige Gründe für eine Ablehnung
Am häufigsten fehlt ein Teil. Ein Stempel wird übersehen oder ein blasser handschriftlicher Zusatz ausgelassen, und die Behörde wertet die Übersetzung als unvollständig. An zweiter Stelle stehen Eigenübersetzungen. Viele Ämter lehnen Texte ab, die der Antragsteller oder ein Familienmitglied selbst angefertigt hat.
Auch das Format kann scheitern. Manche Stellen wollen die Übersetzung fest mit einer Kopie des Originals verbunden, andere ein eigenes, unterschriebenes Blatt. Lassen Sie sich die Regeln schriftlich geben.
Die Rolle der Apostille
Dokumente aus dem Ausland brauchen häufig zusätzlich eine Apostille oder Legalisation. Sie bestätigt die Echtheit der Unterschrift auf dem Original und ist etwas anderes als die Übersetzungsbeglaubigung. Beides wird oft verwechselt, und beides kann verlangt werden.
Der Beitrag zur Apostille erklärt, in welcher Reihenfolge Sie die Schritte am besten erledigen.
Wo Gerichte besonders streng sind
Vor Gericht kommen feste Fristen und strenge Terminologie zusammen. Ein falsch gesetztes Wort kann eine Klausel verändern. Übersetzer in diesem Bereich arbeiten mit Glossaren für Verträge, Urteile und Zeugenaussagen und markieren unklare Stellen, statt zu raten.
Wenn Sie einen Partner suchen, der das regelmäßig tut, achten Sie auf eine amtlich beglaubigte Übersetzung mit klaren Lieferzeiten und einer schriftlichen Garantie für die Richtigkeit.
Kosten und Lieferzeit
Die Preise hängen von Sprachpaar, Umfang und Dringlichkeit ab. Seltene Sprachen kosten mehr, weil es weniger qualifizierte Fachleute gibt. Standarddokumente werden meist pro Seite oder pro Normzeile berechnet, und eine einzelne Urkunde ist oft in ein bis zwei Tagen fertig.
Lassen Sie sich ein Angebot geben, das Beglaubigung, Versand der Papierexemplare und etwaige Eilzuschläge einzeln aufführt. Überraschungen verstecken sich meist in diesen Posten.
Fristen realistisch planen
Planen Sie mehr Zeit ein, als Ihnen auf den ersten Blick nötig erscheint. Seltene Sprachen, mehrseitige Urteile und zusätzliche Beglaubigungen verlängern die Bearbeitung. Wer eine Frist von der Behörde erhält, sollte die Übersetzung spätestens eine Woche vorher in Auftrag geben und Rückfragen des Übersetzers zügig beantworten.
Digital oder auf Papier
Immer mehr Stellen akzeptieren eingescannte beglaubigte Übersetzungen, aber nicht alle. Manche verlangen weiterhin eine Originalunterschrift und einen Originalstempel. Klären Sie vorab, welche Fassung Sie brauchen, damit Sie im Zweifel beide erhalten.
Wenn mehrere Sprachen im Spiel sind
Manche Verfahren verlangen Dokumente aus mehreren Ländern, etwa eine Geburtsurkunde aus Polen und ein Zeugnis aus der Türkei. Hier lohnt es sich, alles bei einem Anbieter zu bündeln, damit Schreibweisen von Namen und Orten in allen Fassungen übereinstimmen.
Eine einfache Checkliste
Prüfen Sie vor der Bestellung, welche Art der Beglaubigung verlangt wird, in welcher Sprache die Behörde arbeitet und bis wann Sie liefern müssen. Sammeln Sie gut lesbare Scans aller Seiten, auch der Rückseiten. Notieren Sie sich die Schreibweise Ihres Namens im Pass.
Lesen Sie die fertige Übersetzung anschließend selbst durch. Sie können die Sprache vielleicht nicht beurteilen, aber ein falsches Datum oder ein verdrehter Name fällt in Sekunden auf.
Kurz gesagt
Eine beglaubigte Übersetzung ist kein Geheimnis. Es ist ein sorgfältiger Text mit einem unterschriebenen Vermerk, erstellt von jemandem, der dafür geradesteht. Wissen Sie, welche Form Ihre Stelle verlangt, geben Sie vollständige Unterlagen ab und prüfen Sie die Namen. Dann laufen die meisten Verfahren zügig.
